會展計(jì)劃可以采用文字式、表格式或條目式。文字式會展計(jì)劃即以文字?jǐn)⑹鰜肀磉_(dá)會展計(jì)劃的內(nèi)容。表格式會展計(jì)劃即主要用表格來表達(dá)會展計(jì)劃的內(nèi)容。條目式會展計(jì)劃即逐條列出展會設(shè)計(jì)內(nèi)容，這種方式使用最為廣泛。以上三種方式往往綜合使用。
一般較規(guī)范的會展計(jì)劃都由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。
標(biāo)題由會展計(jì)劃單位、會展計(jì)劃時限、會展計(jì)劃事由和文種組成?；緲邮饺纭丁痢列袠I(yè)××年××的會展計(jì)劃》。也有省略其中一、二項(xiàng)的標(biāo)題，如《××年××協(xié)會會展計(jì)劃》、《××屆××?xí)褂?jì)劃》等。
正文一由前言和主體兩部分組成。
前言一應(yīng)筒要說明制定展會設(shè)計(jì)計(jì)劃的指導(dǎo)思想、主要依據(jù)以及會展計(jì)劃的總目標(biāo)或總?cè)蝿?wù)。文字表達(dá)要高度概括。
主體部分一由目標(biāo)、措施、步驟三部分組成，被稱為會展計(jì)劃的“三大要素”。這部分首先要寫明規(guī)定時限內(nèi)要完成的基本目標(biāo)或基本任務(wù)，以及這些目標(biāo)、任務(wù)數(shù)量和質(zhì)量上的要求。其次要寫明實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的措施與方法，如由誰或什么部門負(fù)責(zé)，用什么方法完成。再次要說明完成目標(biāo)、任務(wù)要采取的步驟，先做什么，后做什么，具體有什么要求。寫作這部分內(nèi)容，措辭要準(zhǔn)確簡明，層次要清楚，表述要具體明確。
落款一包括單位名稱和日期。
在會展業(yè)務(wù)中，經(jīng)常需要制定的展會設(shè)計(jì)計(jì)劃便是方案。方案，又叫工作方案，是會展計(jì)劃的一種，是為完成任務(wù)而事先所作的安排。具體±也說，在進(jìn)行某項(xiàng)工作前，根據(jù)實(shí)際情況，對所要做的工作提出具體要求、規(guī)定明確目標(biāo)、制定相應(yīng)措施。
訂好會展計(jì)劃、寫好方案對完成任務(wù)有著重要作用。古語云“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?！边@個“預(yù)”，就是事先的會展計(jì)劃。制定好一個方案，可以讓人們心中有數(shù)，知道“做什么”和“怎樣做”，從而統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)，有利于提高自覺性，減少盲目性，充分調(diào)動全體員工的積極性和創(chuàng)造性。會展計(jì)劃、方案又是檢查本單位工作的客觀依據(jù)。在實(shí)施方案的過程中，人們可以根據(jù)方案及時檢查工作，以便展會設(shè)計(jì)隨時發(fā)現(xiàn)間題，隨時改進(jìn)工作，更好地完成任務(wù)。